Conception d'un système de GED, Records management et Archivage

Code UE : US2409

  • Cours + travaux pratiques
  • 5 crédits

Responsable(s)

Ghislaine CHARTRON

Nadia RAIS

Public, conditions d’accès et prérequis

Inscrit au diplôme CPN31, Titre professionnel  "Chef de projet  en ingénierie documentaire" (niveau Bac+5), INTD

Objectifs pédagogiques

  • Connaître les fondamentaux de la gestion des documents d'activité, du Records management et de l'archivage électronique dans les entreprises ou organismes à l'heure du tout numérique
  • Savoir mettre en œuvre et piloter des projets de gestion documentaire, de Records Management et de dématérialisation
  • Connaître les dernières normes et les méthodes pour conduire efficacement ses projets d'audit et la certification (ISO 30301 - Système de gestion des documents d'activité & NFZ42-013 Archivage électronique légal)

Compétences visées

Etre en mesure de :
  • Analyser les processus métier de gestion documentaire de l'entreprise et définir les niveaux de criticité du système de gestion de l’information (matrice des risques) pour identifier les exigences de gestion de l’entreprise.
  • Identifier les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles en référence aux normes internationales de Records management applicables au contexte de l’entreprise
  • Construire les modèles de métadonnées et le plan de classement d’activités en conformité avec le cycle de vie opérationnel de suivi des procédures
  • Etablir le référentiel de conservation en conformité avec les contraintes légales et réglementaires
  • Evaluer et choisir des solutions logicielles de Gestion électronique des documents / Records Management /  Archivage adaptées au contexte projet
  • Organiser le workflow documentaire pour garantir la valeur probatoire et la fiabilité des processus documentaires.
  • Contrôler les processus de gestion documentaire pour évaluer le taux d’utilisation du système mis en place et le respect des procédures établies
 

Contenu

  • Méthodes et outils GED / Records management / Archivage : concepts, usages, fonctionnalités, normes de conservation numérique, offre logicielle
  • Dématérialisation et valeur probatoire numérique
  • Audit de situation sur les pratiques de gestion des documents : processus, acteurs, systèmes d'information liés, normes
  • Organisation du cycle de vie des documents en fonction des processus métiers et de leur valeur probatoire et réglementaire
  • Elaboration et mise en œuvre d'un schéma de gouvernance pour la gestion documentaire adapté à l'organisation : modèles de métadonnées, plan de classement d'activités, référentiel de conservation, solutions managériales et techniques de GED / RM / Archivage

Modalité d'évaluation

Etude de cas, projet collectif

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Contact

EPN15 Stratégies - Institut national des techniques de la documentation (INTD)
2, rue Conté case courrier n°26 EPN15
75003 Paris
Tel :01 40 27 25 17
Carole Briend et Nadia Rais
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